A ReceptionWorks ajuda as empresas a responder aos clientes com assistentes de IA. Este artigo explica como a plataforma está organizada, onde encontrar as secções e o significado dos principais termos.
De que é composta a plataforma
A plataforma tem três níveis:
- Conta — os seus dados pessoais de início de sessão: email, palavra-passe, nome e fotografia. Uma conta pode ser utilizada em várias empresas.
- Empresa — a empresa para a qual configura o atendimento aos clientes. Cada empresa tem as suas próprias informações, documentos, equipa, plano e conversas com clientes. Os dados de empresas diferentes não são misturados.
- Assistentes de IA — assistentes virtuais da empresa. Respondem aos clientes com base nas informações que adicionou e encaminham perguntas difíceis para a equipa. Uma empresa pode ter vários assistentes de IA com tarefas diferentes.
A função é atribuída separadamente em cada empresa. Por exemplo, é Proprietário na sua empresa e Operador na empresa de um parceiro. Consulte Equipa e funções para obter detalhes.
Onde encontrar as opções
Todas as secções abrem na barra superior. Esta tem três partes: a empresa atual, o menu principal e o menu da conta.
Empresa atual
A barra superior apresenta «Empresa atual», aquela com que está a trabalhar. Todas as ações nas páginas se aplicam a essa empresa. Clique no nome da empresa para abrir a lista e escolher outra.
A seta junto ao nome abre o menu da empresa:
- «Equipa da empresa» — membros e respetivas funções;
- «Definições da empresa» — nome, descrição, fuso horário e contactos;
- «Plano e faturação» — plano atual e créditos adicionais;
- «Mudar de empresa» — lista das suas empresas.
Num telemóvel, estas opções aparecem no fim da lista aberta pelo botão «Menu».
Menu principal
Abaixo da barra superior encontra-se o menu principal da empresa:
- «Início» — resumo da empresa e próxima etapa;
- «Caixa de entrada» — conversas com clientes;
- «Calendário» — marcações dos clientes. Esta opção só aparece quando o módulo «Marcações e reservas» está ligado;
- «Assistentes de IA» — assistentes de IA da empresa e respetivas definições;
- «Módulos» — tarefas partilhadas da empresa: «Marcações e reservas» e «Pedidos de apoio»;
- «Base de conhecimento» — informações da empresa, modelos de resposta e documentos;
- «Assistente de configuração» — um assistente que configura a empresa e os assistentes de IA numa conversa consigo.
Num telemóvel, o menu principal abre através do botão «Menu».
A secção «Base de conhecimento» tem separadores próprios: «Dados da empresa», «Modelos de resposta», «Documentos» e «Perfil e contactos». Este último abre a mesma página que a opção «Definições da empresa».
Menu da conta
À direita da barra superior está a sua fotografia ou as suas iniciais. Clique para abrir o menu da conta:
- «Empresas» — todas as empresas a que tem acesso;
- «Perfil da conta» — nome, fotografia, contactos e aspeto;
- «Convites» — convites para aderir às equipas de outras empresas;
- «Segurança» — início de sessão com um código de uma aplicação;
- «Centro de ajuda» — esta ajuda;
- «Terminar sessão» — terminar a sessão na conta.
Quando está dentro de uma empresa, a sua função nessa empresa aparece abaixo do nome.
Como funciona a página «Início»
«Início» é a página inicial da empresa e reúne os elementos mais importantes:
- «Próxima ação» — a etapa recomendada neste momento, por exemplo, ligar um assistente de IA aos clientes ou responder a clientes à espera de ajuda. O botão deste bloco abre a secção adequada.
- «Trabalho de equipa» — aparece quando há módulos ligados. Apresenta perguntas que precisam de atenção humana e as marcações previstas para hoje.
- Ligações rápidas para mensagens, tarefas da equipa e informações da empresa.
- «Assistentes de IA» — lista dos assistentes de IA e respetivos estados. O botão «Abrir assistente» abre as definições do assistente.
Como abrir as definições de um assistente de IA
- Abra «Assistentes de IA».
- Localize o assistente de IA na lista.
- Clique em «Configurar».
As definições do assistente de IA estão divididas em três separadores:
- «Comunicação» — como o assistente fala com os clientes: nome, estilo, idioma, saudação e instruções;
- «Acessos» — informações e documentos que utiliza e ações que pode executar;
- «Canais» — onde os clientes comunicam com o assistente e quem lhes responde.
Acima dos separadores, há estes botões:
- «Testar respostas» — abre o chat de teste «Testar respostas»;
- «Pausar» e «Retomar» — interrompem temporariamente e reativam as respostas automáticas. O Proprietário vê estes botões quando o assistente de IA já está ligado aos clientes;
- «Mais» — inclui «Histórico de alterações» e, para o Proprietário, «Remover assistente».
As alterações às definições entram em vigor depois de clicar em «Aplicar».
Termos principais
| Termo | Significado |
|---|---|
| Assistente de IA | Assistente virtual da empresa que responde aos clientes com base nas informações fornecidas |
| Base de conhecimento | Informações sobre a empresa: serviços, preços, horários de funcionamento e respostas a perguntas frequentes |
| Documentos | Ficheiros da empresa: tabelas de preços, menus, regras e outros materiais de trabalho |
| Módulos | Tarefas partilhadas da empresa: «Marcações e reservas» e «Pedidos de apoio» |
| Definições de acesso | O que o assistente de IA sabe e que ações pode executar |
| Canais | Onde os clientes escrevem ao assistente de IA: página de chat, chat do site ou Telegram |
| Conversa | Troca de mensagens com um cliente. Todas as conversas estão reunidas na «Caixa de entrada» |
| Pedido de apoio | Pergunta de um cliente que requer a atenção da equipa |
| Chat de teste | Chat «Testar respostas» para verificar as respostas. Os clientes não o veem |
| Assistente de configuração | O «Assistente de configuração» ajuda a configurar a empresa numa conversa |
Informações úteis
- Todas as definições se aplicam à empresa atual. Antes de fazer alterações, confirme o nome na barra superior.
- As secções e os botões apresentados dependem da sua função na empresa. Por exemplo, um Visualizador só pode consultar informações.
- O aspeto escolhido em «Perfil da conta» aplica-se a todas as suas empresas.