Legal

Adenda relativa ao tratamento de dados

Esta tradução é disponibilizada para sua conveniência. Se houver diferenças em relação à versão inglesa, prevalece a versão inglesa. Leia a versão inglesa

Última atualização: 21 de outubro de 2026

Esta Adenda relativa ao tratamento de dados («Adenda») faz parte dos Termos de Serviço entre a CIPHRA SOFTWARE INC. («Ciphra», «nós»), que opera a ReceptionWorks, e a empresa que utiliza a ReceptionWorks («você»). Aplica-se quando tratamos dados pessoais em seu nome e quando o GDPR, o UK GDPR, a Lei Federal Suíça sobre a Proteção de Dados ou outra lei de proteção de dados se aplica a esse tratamento («lei de proteção de dados»). Aceita esta Adenda quando aceita os Termos; não é necessária qualquer assinatura. Se esta Adenda e os Termos entrarem em conflito quanto ao tratamento de dados pessoais, aplica-se esta Adenda.

1. Definições

• Dados pessoais do cliente: dados pessoais que você, a sua equipa ou os seus clientes submetem à ReceptionWorks e que tratamos em seu nome, como conversas e registos de clientes.
• Subcontratante ulterior: um terceiro que contratamos para tratar dados pessoais do cliente.
• Violação de dados pessoais: uma violação de segurança que conduz à destruição, perda, alteração ou divulgação não autorizada, acidental ou ilícita, de dados pessoais do cliente, ou ao acesso a esses dados.
• Responsável pelo tratamento, subcontratante, titular dos dados e tratamento têm os significados atribuídos pela lei de proteção de dados.

2. Funções e instruções

• Você é o responsável pelo tratamento dos dados pessoais do cliente, ou um subcontratante que atua por conta de outro responsável pelo tratamento. Nós somos o seu subcontratante.
• Tratamos os dados pessoais do cliente apenas mediante as suas instruções documentadas. As suas instruções são os Termos, esta Adenda, as definições que escolher e as ações que realiza na ReceptionWorks, como configurar colaboradores de IA, ligar canais e eliminar dados, bem como quaisquer outras instruções escritas que acordarmos. Se a lei nos obrigar a tratar os dados pessoais do cliente de outra forma, informá-lo-emos previamente, salvo se a lei o proibir.
• Informá-lo-emos se considerarmos que uma instrução viola a lei de proteção de dados.
• É responsável por ter uma base jurídica para o tratamento, por dar aos seus clientes os avisos exigidos pela lei, incluindo informá-los de que estão a falar com uma IA quando tal for exigido, e pela licitude dos dados que fornece.

3. Pormenores do tratamento

• Objeto e duração: prestação da ReceptionWorks enquanto a utilizar, e o prazo de eliminação previsto na secção 9.
• Natureza e finalidade: alojamento e armazenamento de dados; receção e envio de mensagens nos canais que liga; produção de respostas, resumos e traduções de IA; manutenção de marcações, pedidos e registos de clientes; notificação da sua equipa; prestação de apoio; e proteção do serviço.
• Titulares dos dados: os seus clientes e outras pessoas que o contactam através da ReceptionWorks, os membros da sua equipa e as pessoas mencionadas nos conteúdos que acrescenta.
• Categorias de dados pessoais: nomes; dados de contacto, como endereços de email, números de telefone e nomes de utilizador e identificadores de mensagens; conteúdo das mensagens e anexos; detalhes de marcações e pedidos; notas e resumos de clientes escritos por IA; dados técnicos, como identificadores de canais e horas das mensagens; e quaisquer outras informações que você ou os seus clientes escolham partilhar.
• Categorias especiais: a ReceptionWorks não foi concebida para recolher categorias especiais de dados pessoais, como informações de saúde. Você decide se os seus clientes podem partilhar consigo esses dados através da ReceptionWorks e é responsável por ter uma base jurídica para tal.

4. Confidencialidade

As pessoas que autorizamos a tratar dados pessoais do cliente estão sujeitas a obrigações de confidencialidade e só acedem a esses dados na medida necessária para prestar o serviço.

5. Segurança

Mantemos medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, incluindo:

• cifragem dos dados em trânsito entre utilizadores, canais, os nossos serviços e os nossos prestadores;
• cifragem dos tokens de acesso aos canais armazenados;
• ambientes de produção e de desenvolvimento separados, que não partilham bases de dados, armazenamento nem credenciais;
• acesso às nossas ferramentas de administração apenas através do Cloudflare Access, para os colaboradores que o necessitem;
• acesso aos dados de cada empresa limitado aos membros da sua equipa, de acordo com as suas funções;
• cópias de segurança regulares da base de dados em armazenamento privado separado dos servidores da base de dados, com pontos de verificação das cópias protegidos contra alteração ou eliminação pelo Object Lock.

Podemos atualizar estas medidas, desde que o nível global de proteção não diminua.

6. Subcontratantes ulteriores

• Autoriza-nos, de forma geral, a recorrer a subcontratantes ulteriores. A lista atual encontra-se na nossa página de Subcontratantes ulteriores.
• Exigimos que cada subcontratante ulterior proteja os dados pessoais do cliente pelo menos tão bem como esta Adenda exige para o serviço que presta, e continuamos responsáveis perante si pelo seu trabalho.
• Enviamos um email ao proprietário da sua empresa pelo menos 30 dias antes de um novo subcontratante ulterior começar a tratar dados pessoais do cliente. Pode opor-se, por motivos razoáveis de proteção de dados, dentro desse prazo, escrevendo-nos. Discutiremos as suas preocupações de boa-fé. Se não conseguirmos resolvê-las, pode deixar de utilizar o serviço afetado, e reembolsaremos quaisquer taxas pagas antecipadamente relativas ao período após a sua saída.
• Se tivermos de substituir urgentemente um subcontratante ulterior para manter o serviço seguro ou em funcionamento, informá-lo-emos o mais rapidamente possível após a alteração, e pode opor-se da mesma forma.

7. Apoio a pedidos e conformidade

• A ReceptionWorks permite-lhe ver, corrigir e eliminar os dados de um cliente no registo desse cliente. Se precisar de mais apoio para responder a um pedido de um titular dos dados, ajudá-lo-emos, tendo em conta a natureza do tratamento.
• Se um titular dos dados nos contactar diretamente sobre dados pessoais do cliente, encaminharemos o pedido para si ou pediremos-lhe que o contacte, e não lhe responderemos nós próprios, salvo se nos pedir ou se a lei o exigir.
• Forneceremos informações e apoio razoáveis para avaliações de impacto sobre a proteção de dados e consultas às autoridades de controlo que digam respeito ao serviço.

8. Violações de dados pessoais

Notificá-lo-emos sem demora injustificada após tomarmos conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete dados pessoais do cliente. Descreveremos a sua natureza, as suas consequências prováveis e as medidas tomadas ou propostas, na medida em que esta informação esteja disponível, e manter-lhe-emos informações atualizadas à medida que soubermos mais. Tomaremos medidas razoáveis para conter a violação e limitar as suas consequências.

9. Eliminação e devolução

• Quando uma empresa é eliminada de uma conta, os seus dados pessoais de clientes são conservados durante 90 dias para que possamos restaurá-los a pedido do proprietário, e depois eliminados de forma permanente.
• Quando a sua conta é encerrada, eliminamos os dados pessoais dos clientes no prazo de 30 dias, exceto os dados que a lei nos obrigue a conservar. Antes de a conta ser encerrada, pode pedir-nos através de contact@ciphra.ca uma cópia dos dados pessoais dos clientes num formato de uso comum.
• Os dados eliminados podem permanecer nas cópias de segurança até expirarem, de acordo com o seu calendário contínuo. Mantemos as cópias de segurança protegidas e utilizamo-las apenas para restaurar o serviço.

10. Auditorias

Disponibilizaremos as informações razoavelmente necessárias para demonstrar que cumprimos as nossas obrigações ao abrigo desta Adenda, como respostas a questionários de segurança. Se estas informações não forem suficientes, ou se uma autoridade de controlo o exigir, você ou um auditor independente sujeito a confidencialidade pode auditar a nossa conformidade, com um aviso prévio de pelo menos 30 dias, por sua conta, durante o horário de expediente e no máximo uma vez por ano, salvo se uma violação de dados pessoais ou uma autoridade de controlo tornar necessária outra auditoria.

11. Transferências internacionais

• Estamos sediados no Canadá, e a nossa base de dados está alojada no Canadá. A Comissão Europeia, o Reino Unido e a Suíça reconhecem o Canadá como proporcionando uma proteção adequada às organizações sujeitas à sua lei federal de privacidade no setor privado, como é o nosso caso, pelo que as transferências de dados pessoais do cliente de si para nós não necessitam de garantias adicionais.
• Quando um subcontratante ulterior trata dados pessoais do cliente num país sem esse reconhecimento, recorremos a um mecanismo de transferência permitido pela lei de proteção de dados, como a certificação do subcontratante ulterior ao abrigo do EU–U.S. Data Privacy Framework e das suas extensões para o Reino Unido e a Suíça, ou as cláusulas contratuais-tipo adotadas pela Comissão Europeia com os aditamentos do Reino Unido e da Suíça.
• Se o reconhecimento do Canadá deixar de se aplicar, as cláusulas contratuais-tipo (módulo dois, responsável pelo tratamento para subcontratante) aplicam-se entre você, como exportador de dados, e nós, como importador de dados, completadas com as informações desta Adenda, juntamente com os aditamentos do Reino Unido e da Suíça para transferências desses países.

12. Leis estaduais de privacidade dos EUA

Quando se aplicarem leis estaduais de privacidade dos EUA, como a California Consumer Privacy Act, atuamos como seu prestador de serviços ou subcontratante. Não vendemos nem partilhamos dados pessoais do cliente, e não os conservamos, utilizamos nem divulgamos para qualquer finalidade que não seja a prestação da ReceptionWorks a si, ou fora da nossa relação comercial direta consigo, salvo nos casos permitidos por essas leis.

13. Duração e responsabilidade

Esta Adenda aplica-se enquanto tratarmos dados pessoais do cliente em seu nome. A responsabilidade de cada parte ao abrigo desta Adenda está sujeita à limitação de responsabilidade dos Termos, na medida permitida pela lei de proteção de dados.

14. Alterações a esta Adenda

Podemos atualizar esta Adenda da mesma forma que os Termos. Não reduziremos a proteção que oferece aos dados pessoais do cliente, salvo se a lei o exigir.

Contacto

CIPHRA SOFTWARE INC., Colúmbia Britânica, Canadá. Email: contact@ciphra.ca.