Informacje prawne

Umowa powierzenia przetwarzania danych

To tłumaczenie udostępniono dla wygody. W razie różnic z wersją angielską obowiązuje wersja angielska. Przeczytaj wersję angielską

Ostatnia aktualizacja: 21 października 2026

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych („UPPD”) stanowi część Regulaminu usługi zawartego między CIPHRA SOFTWARE INC. („Ciphra”, „my”, „nas”), która prowadzi ReceptionWorks, a firmą korzystającą z ReceptionWorks („Ty”). Stosuje się ją, gdy przetwarzamy dane osobowe w Twoim imieniu, a do tego przetwarzania ma zastosowanie GDPR, UK GDPR, szwajcarska ustawa o ochronie danych (Federal Act on Data Protection) lub inne prawo o ochronie danych („prawo o ochronie danych”). Akceptujesz tę UPPD, akceptując Regulamin; podpis nie jest wymagany. Jeśli UPPD i Regulamin są sprzeczne w zakresie przetwarzania danych osobowych, stosuje się UPPD.

1. Definicje

• Dane osobowe klientów: dane osobowe, które Ty, Twój zespół lub Twoi klienci przekazujecie ReceptionWorks i które przetwarzamy w Twoim imieniu, na przykład rozmowy i karty klientów.
• Podmiot podprzetwarzający: strona trzecia, którą angażujemy do przetwarzania danych osobowych klientów.
• Naruszenie ochrony danych osobowych: naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmiany lub nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych klientów albo uzyskania do nich dostępu.
• Administrator, podmiot przetwarzający, osoba, której dane dotyczą i przetwarzanie mają znaczenie nadane im w prawie o ochronie danych.

2. Role i polecenia

• Jesteś administratorem danych osobowych klientów albo podmiotem przetwarzającym działającym na rzecz innego administratora. My jesteśmy Twoim podmiotem przetwarzającym.
• Przetwarzamy dane osobowe klientów wyłącznie zgodnie z Twoimi udokumentowanymi poleceniami. Twoimi poleceniami są Regulamin, ta UPPD, ustawienia, które wybierasz, i czynności, które wykonujesz w ReceptionWorks, na przykład konfigurowanie pracowników AI, podłączanie kanałów i usuwanie danych, a także inne pisemne polecenia, na które się zgodzimy. Jeśli prawo nakazuje nam przetwarzać dane osobowe klientów w inny sposób, poinformujemy Cię o tym wcześniej, chyba że prawo tego zabrania.
• Poinformujemy Cię, jeśli uznamy, że polecenie narusza prawo o ochronie danych.
• Odpowiadasz za posiadanie zgodnej z prawem podstawy przetwarzania, za przekazanie swoim klientom wymaganych przez prawo informacji, w tym o tym, że rozmawiają z AI, jeśli jest to wymagane, oraz za zgodność z prawem danych, które przekazujesz.

3. Szczegóły przetwarzania

• Przedmiot i czas trwania: świadczenie Ci ReceptionWorks przez czas, w którym z niego korzystasz, oraz okres usunięcia danych z punktu 9.
• Charakter i cel: hosting i przechowywanie danych; odbieranie i dostarczanie wiadomości w podłączonych przez Ciebie kanałach; tworzenie odpowiedzi AI, podsumowań i tłumaczeń; prowadzenie rezerwacji, zgłoszeń i kart klientów; powiadamianie Twojego zespołu; zapewnianie wsparcia; oraz zabezpieczanie usługi.
• Kategorie osób, których dotyczą dane: Twoi klienci i inne osoby, które kontaktują się z Tobą przez ReceptionWorks, członkowie Twojego zespołu oraz osoby wspomniane w treściach, które dodajesz.
• Kategorie danych osobowych: imiona i nazwiska; dane kontaktowe, takie jak adresy e-mail, numery telefonów oraz nazwy użytkowników i identyfikatory w komunikatorach; treść wiadomości i załączniki; szczegóły rezerwacji i zgłoszeń; notatki i podsumowania o klientach tworzone przez AI; dane techniczne, takie jak identyfikatory kanałów i czas wiadomości; oraz wszelkie inne informacje, którymi Ty lub Twoi klienci zdecydujecie się podzielić.
• Szczególne kategorie: ReceptionWorks nie jest zaprojektowany do zbierania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o zdrowiu. To Ty decydujesz, czy Twoi klienci mogą udostępniać Ci takie dane przez ReceptionWorks, i odpowiadasz za posiadanie zgodnej z prawem podstawy do tego.

4. Poufność

Osoby upoważnione przez nas do przetwarzania danych osobowych klientów są związane obowiązkiem zachowania poufności i uzyskują do nich dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.

5. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym:

• szyfrowanie danych przesyłanych między użytkownikami, kanałami, naszymi usługami i dostawcami;
• szyfrowanie przechowywanych tokenów dostępu do kanałów;
• oddzielne środowiska produkcyjne i deweloperskie, które nie współdzielą baz danych, pamięci ani danych uwierzytelniających;
• dostęp do naszych narzędzi administracyjnych wyłącznie przez Cloudflare Access, dla pracowników, którzy go potrzebują;
• dostęp do danych każdej firmy ograniczony do członków jej zespołu, zgodnie z ich rolami;
• regularne kopie zapasowe bazy danych w prywatnej pamięci oddzielonej od serwerów baz danych, z punktami kontrolnymi chronionymi przed zmianą lub usunięciem dzięki Object Lock.

Możemy aktualizować te środki, o ile ogólny poziom ochrony nie zmniejszy się.

6. Podmioty podprzetwarzające

• Udzielasz nam ogólnej zgody na zatrudnianie podmiotów podprzetwarzających. Aktualna lista znajduje się na naszej stronie Podmioty podprzetwarzające.
• Wymagamy od każdego podmiotu podprzetwarzającego ochrony danych osobowych klientów co najmniej w takim stopniu, w jakim ta UPPD wymaga dla świadczonej przez niego usługi, a wobec Ciebie pozostajemy odpowiedzialni za jego pracę.
• Informujemy właściciela Twojej firmy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, zanim nowy podmiot podprzetwarzający zacznie przetwarzać dane osobowe klientów. W tym okresie możesz wnieść sprzeciw z uzasadnionych względów ochrony danych, pisząc do nas. Omówimy Twoje obawy w dobrej wierze. Jeśli nie uda się ich rozwiązać, możesz przestać korzystać z dotkniętej usługi, a zwrócimy opłaty pobrane z góry za okres po zakończeniu korzystania.
• Jeśli musimy pilnie zastąpić podmiot podprzetwarzający, aby utrzymać bezpieczeństwo lub działanie usługi, poinformujemy Cię najszybciej, jak to możliwe po zmianie, a Ty możesz wnieść sprzeciw w ten sam sposób.

7. Pomoc w żądaniach i zgodność z przepisami

• ReceptionWorks pozwala przeglądać, poprawiać i usuwać dane klienta w jego karcie. Jeśli potrzebujesz więcej pomocy w odpowiedzi na żądanie osoby, której dane dotyczą, pomożemy Ci, uwzględniając charakter przetwarzania.
• Jeśli osoba, której dane dotyczą, skontaktuje się z nami bezpośrednio w sprawie danych osobowych klienta, przekażemy żądanie Tobie lub poprosimy ją o kontakt z Tobą i nie odpowiemy na nie sami, chyba że Ty to zlecisz lub nakazuje to prawo.
• Udzielimy Ci rozsądnych informacji i pomocy przy ocenach skutków dla ochrony danych oraz konsultacjach z organami nadzorczymi, dotyczących usługi.

8. Naruszenia ochrony danych osobowych

Poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki po uzyskaniu wiedzy o naruszeniu ochrony danych osobowych klientów. Opiszemy jego charakter, prawdopodobne skutki oraz podjęte lub proponowane środki, o ile te informacje są dostępne, i będziemy informować Cię na bieżąco w miarę poznawania szczegółów. Podejmiemy rozsądne kroki, aby ograniczyć naruszenie i jego skutki.

9. Usunięcie i zwrot danych

• Gdy firma zostaje usunięta z konta, jej dane osobowe klientów są przechowywane przez 90 dni, abyśmy mogli je przywrócić na żądanie właściciela, a następnie są trwale usuwane.
• Po zamknięciu konta usuwamy dane osobowe klientów w ciągu 30 dni, z wyjątkiem danych, które prawo nakazuje nam zachować. Przed zamknięciem konta możesz zwrócić się do nas pod adresem contact@ciphra.ca o kopię danych osobowych klientów w powszechnie używanym formacie.
• Usunięte dane mogą pozostać w kopiach zapasowych do czasu ich wygaśnięcia zgodnie z cyklicznym harmonogramem. Kopie zapasowe przechowujemy w sposób chroniony i używamy ich wyłącznie do przywracania usługi.

10. Audyty

Udostępnimy informacje w rozsądnym zakresie potrzebne do wykazania, że wypełniamy obowiązki wynikające z tej UPPD, na przykład odpowiedzi na kwestionariusze bezpieczeństwa. Jeśli te informacje nie wystarczą lub wymaga ich organ nadzorczy, Ty lub niezależny audytor związany poufnością może przeprowadzić audyt zgodności z naszymi obowiązkami, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, na Twój koszt, w godzinach pracy i nie częściej niż raz w roku, chyba że naruszenie ochrony danych osobowych lub organ nadzorczy wymaga innego audytu.

11. Międzynarodowe przekazywanie danych

• Mamy siedzibę w Kanadzie, a nasza baza danych jest hostowana w Kanadzie. Komisja Europejska, Wielka Brytania i Szwajcaria uznają Kanadę za zapewniającą odpowiedni poziom ochrony wobec organizacji podlegających jej federalnemu prawu o ochronie prywatności w sektorze prywatnym, a tak jest w naszym przypadku, więc przekazywanie przez Ciebie danych osobowych klientów do nas nie wymaga dodatkowych zabezpieczeń.
• Gdy podmiot podprzetwarzający przetwarza dane osobowe klientów w kraju, który nie otrzymał takiego uznania, opieramy się na mechanizmie przekazu dopuszczonym przez prawo o ochronie danych, takim jak certyfikacja podmiotu podprzetwarzającego w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework oraz jej rozszerzeń dla Wielkiej Brytanii i Szwajcarii, albo standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską z uzupełnieniami dla Wielkiej Brytanii i Szwajcarii.
• Jeśli uznanie Kanady przestanie obowiązywać, standardowe klauzule umowne (moduł drugi, administrator do podmiotu przetwarzającego) mają zastosowanie między Tobą jako eksporterem danych a nami jako importerem danych, uzupełnione informacjami zawartymi w tej UPPD oraz uzupełnieniami dla Wielkiej Brytanii i Szwajcarii w przypadku przekazów z tych krajów.

12. Stanowe przepisy USA o prywatności

Gdy zastosowanie mają stanowe przepisy USA o prywatności, takie jak California Consumer Privacy Act, działamy jako Twój usługodawca lub podmiot przetwarzający. Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych osobowych klientów i nie przechowujemy, nie wykorzystujemy ani nie ujawniamy ich w żadnym innym celu niż świadczenie Ci ReceptionWorks ani poza bezpośrednim stosunkiem biznesowym z Tobą, chyba że te przepisy na to zezwalają.

13. Czas obowiązywania i odpowiedzialność

Ta UPPD obowiązuje tak długo, jak długo przetwarzamy dane osobowe klientów w Twoim imieniu. Odpowiedzialność każdej ze stron na jej podstawie podlega ograniczeniu odpowiedzialności zawartemu w Regulaminie, w zakresie dozwolonym przez prawo o ochronie danych.

14. Zmiany w tej UPPD

Możemy aktualizować tę UPPD w ten sam sposób co Regulamin. Nie ograniczymy ochrony, jaką zapewnia ona danym osobowym klientów, chyba że prawo tego wymaga.

Kontakt

CIPHRA SOFTWARE INC., Kolumbia Brytyjska, Kanada. E-mail: contact@ciphra.ca.