ReceptionWorks helpt bedrijven klanten te beantwoorden met AI-assistenten. In dit artikel leest u hoe het platform is ingedeeld, waar u de onderdelen vindt en wat de belangrijkste termen betekenen.
Waaruit bestaat het platform?
Het platform heeft drie niveaus:
- Account — uw persoonlijke aanmelding: e-mailadres, wachtwoord, naam en foto. Met één account kunt u met meerdere bedrijven werken.
- Bedrijf — de organisatie waarvoor u het contact met klanten inricht. Elk bedrijf heeft eigen informatie, documenten, team, abonnement en klantgesprekken. Gegevens van verschillende bedrijven worden niet vermengd.
- AI-assistenten — de virtuele medewerkers van het bedrijf. Ze beantwoorden klanten met de informatie die u hebt toegevoegd en dragen moeilijke vragen over aan het team. Eén bedrijf kan meerdere AI-assistenten met verschillende taken hebben.
Uw rol wordt per bedrijf afzonderlijk toegewezen. U kunt bijvoorbeeld eigenaar zijn van uw eigen bedrijf en operator bij een partnerbedrijf. Meer informatie: Team en rollen.
Waar vindt u onderdelen?
Alle onderdelen opent u via de bovenbalk. Die bestaat uit drie delen: het huidige bedrijf, het hoofdmenu en het accountmenu.
Huidig bedrijf
In de bovenbalk staat “Huidig bedrijf”: het bedrijf waarmee u op dat moment werkt. Elke handeling op de pagina’s geldt voor dit bedrijf. Klik op de bedrijfsnaam om de bedrijvenlijst te openen en een ander bedrijf te kiezen.
Met de pijl naast de naam opent u het bedrijfsmenu:
- “Bedrijfsteam” — teamleden en hun rollen;
- “Bedrijfsinstellingen” — naam, beschrijving, tijdzone en contactgegevens;
- “Abonnement en facturering” — het huidige abonnement en extra credits;
- “Van bedrijf wisselen” — de lijst met uw bedrijven.
Op een telefoon staan deze opties onderaan de lijst die u opent met de knop “Menu”.
Hoofdmenu
Onder de bovenste regel staat het hoofdmenu van het bedrijf:
- “Startpagina” — een overzicht van het bedrijf en de volgende stap;
- “Inbox” — gesprekken met klanten;
- “Agenda” — afspraken die klanten hebben gemaakt. Dit onderdeel verschijnt alleen wanneer de module “Afspraken en boekingen” is gekoppeld;
- “AI-assistenten” — de AI-assistenten van het bedrijf en hun instellingen;
- “Modules” — gedeelde bedrijfsfuncties: “Afspraken en boekingen” en “Hulpverzoeken”;
- “Kennisbank” — bedrijfsinformatie, antwoordsjablonen en documenten;
- “Configuratieassistent” — een assistent waarmee u in gesprek het bedrijf en de AI-assistenten instelt.
Op een telefoon opent u het hoofdmenu met de knop “Menu”.
Het onderdeel “Kennisbank” heeft eigen tabbladen: “Bedrijfsgegevens”, “Antwoordsjablonen”, “Documenten” en “Profiel en contactgegevens”. Het laatste tabblad opent dezelfde pagina als “Bedrijfsinstellingen”.
Accountmenu
Rechts in de bovenbalk staat uw foto of staan uw initialen. Klik erop om het accountmenu te openen:
- “Bedrijven” — alle bedrijven waartoe u toegang hebt;
- “Accountprofiel” — naam, foto, contactgegevens en uiterlijk;
- “Uitnodigingen” — uitnodigingen om lid te worden van teams van andere bedrijven;
- “Beveiliging” — aanmelden met een code uit een app;
- “Helpcentrum” — deze helpinformatie;
- “Afmelden” — uw accountsessie beëindigen.
Als u in een bedrijf werkt, staat uw rol binnen dat bedrijf onder uw naam.
De pagina “Startpagina”
“Startpagina” is de startpagina van het bedrijf. Hier staan de belangrijkste zaken bij elkaar:
- “Volgende actie” — de stap die u nu kunt zetten, bijvoorbeeld een AI-assistent met klanten verbinden of reageren op klanten die hulp nodig hebben. Met de knop in dit blok gaat u naar het juiste onderdeel.
- “Teamwerk” — verschijnt als er modules zijn gekoppeld en toont vragen die aandacht van een persoon nodig hebben en afspraken voor vandaag.
- Snelle links naar berichten, teamtaken en bedrijfsinformatie.
- “AI-assistenten” — de lijst met assistenten en hun huidige status. Met “AI-assistent openen” gaat u naar de instellingen.
Instellingen van een AI-assistent openen
- Open “AI-assistenten”.
- Zoek de gewenste AI-assistent in de lijst.
- Klik op “Configureren”.
De instellingen zijn verdeeld over drie tabbladen:
- “Communicatie” — hoe de AI-assistent met klanten praat: naam, stijl, taal, begroeting en instructies;
- “Toegang” — welke informatie en documenten de assistent gebruikt en welke handelingen deze kan uitvoeren;
- “Kanalen” — waar klanten de assistent berichten sturen en wie antwoordt.
Boven de tabbladen staan knoppen:
- “Antwoorden testen” — opent de testchat;
- “Pauzeren” en “Hervatten” — zetten automatische antwoorden tijdelijk uit en weer aan. De eigenaar ziet deze knoppen als de AI-assistent al met klanten is verbonden;
- “Meer” — bevat “Wijzigingsgeschiedenis” en, voor de eigenaar, “AI-assistent verwijderen”.
Wijzigingen in de instellingen gaan in nadat u op “Toepassen” klikt.
Belangrijke termen
| Term | Betekenis |
|---|---|
| AI-assistent | Een virtuele medewerker van het bedrijf die klanten beantwoordt met uw informatie |
| Kennisbank | Bedrijfsinformatie zoals diensten, prijzen, openingstijden en antwoorden op veelgestelde vragen |
| Documenten | Bedrijfsbestanden, zoals prijslijsten, menu’s, regels en ander werkmateriaal |
| Modules | Gedeelde bedrijfsfuncties: “Afspraken en boekingen” en “Hulpverzoeken” |
| Toegangsinstellingen | Wat de AI-assistent weet en welke handelingen deze kan uitvoeren |
| Kanalen | Waar klanten de AI-assistent berichten sturen: chatpagina, websitechat of Telegram |
| Gesprek | De berichtenuitwisseling met één klant. Alle gesprekken staan in “Inbox” |
| Hulpverzoek | Een klantvraag die aandacht van het team nodig heeft |
| Testchat | De chat “Antwoorden testen” om antwoorden te controleren. Klanten kunnen deze niet zien |
| Configuratieassistent | De assistent waarmee u in een gesprek uw bedrijf kunt instellen |
Goed om te weten
- Alle instellingen gelden voor het huidige bedrijf. Controleer vóór wijzigingen de bedrijfsnaam in de bovenbalk.
- De onderdelen en knoppen die u ziet, hangen af van uw rol in het bedrijf. Een lezer kan bijvoorbeeld alleen onderdelen bekijken.
- Het uiterlijk dat u bij “Accountprofiel” kiest, geldt voor al uw bedrijven.