Juridisch

Verwerkersovereenkomst

Deze vertaling wordt ter informatie verstrekt. Als zij afwijkt van de Engelse versie, geldt de Engelse versie. Lees de Engelse versie

Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2026

Deze Verwerkersovereenkomst (“DPA”) maakt deel uit van de Gebruiksvoorwaarden tussen CIPHRA SOFTWARE INC. (“Ciphra”, “wij”, “ons”), die ReceptionWorks exploiteert, en het bedrijf dat ReceptionWorks gebruikt (“u”). Zij is van toepassing wanneer wij persoonsgegevens namens u verwerken en de GDPR, de UK GDPR, de Zwitserse federale wet op de gegevensbescherming of een andere wet inzake gegevensbescherming op die verwerking van toepassing is (“wetgeving inzake gegevensbescherming”). U aanvaardt deze DPA wanneer u de Gebruiksvoorwaarden aanvaardt; er is geen handtekening nodig. Als deze DPA en de Gebruiksvoorwaarden elkaar tegenspreken over de verwerking van persoonsgegevens, is deze DPA van toepassing.

1. Definities

• Klantpersoonsgegevens: persoonsgegevens die u, uw team of uw klanten aan ReceptionWorks verstrekken en die wij namens u verwerken, zoals gesprekken en klantgegevens.
• Subverwerker: een derde partij die wij inschakelen om klantpersoonsgegevens te verwerken.
• Inbreuk op persoonsgegevens: een beveiligingsinbreuk die leidt tot de onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot klantpersoonsgegevens.
• Verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene en verwerking hebben de betekenissen die in de wetgeving inzake gegevensbescherming worden gegeven.

2. Rollen en instructies

• U bent de verwerkingsverantwoordelijke voor klantpersoonsgegevens, of een verwerker die voor een andere verwerkingsverantwoordelijke handelt. Wij zijn uw verwerker.
• Wij verwerken klantpersoonsgegevens uitsluitend op uw gedocumenteerde instructies. Uw instructies zijn de Gebruiksvoorwaarden, deze DPA, de instellingen die u kiest en de handelingen die u in ReceptionWorks verricht, zoals het instellen van AI-medewerkers, het koppelen van kanalen en het verwijderen van gegevens, en andere schriftelijke instructies waarover wij overeenstemmen. Als de wet vereist dat wij klantpersoonsgegevens op een andere manier verwerken, laten wij u dat eerst weten, tenzij de wet dat verbiedt.
• Wij laten u weten als wij van mening zijn dat een instructie in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming.
• U bent verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag voor de verwerking, voor het geven van de kennisgevingen die de wet aan uw klanten voorschrijft, waaronder het melden dat zij met een AI spreken waar dat vereist is, en voor de rechtmatigheid van de gegevens die u verstrekt.

3. Details van de verwerking

• Onderwerp en duur: het leveren van ReceptionWorks aan u zolang u het gebruikt, en de verwijderingstermijn in sectie 9.
• Aard en doel: hosting en opslag van gegevens; ontvangen en afleveren van berichten op de kanalen die u koppelt; het produceren van AI-antwoorden, samenvattingen en vertalingen; het bijhouden van boekingen, verzoeken en klantgegevens; het informeren van uw team; het bieden van ondersteuning; en het beveiligen van de dienst.
• Betrokkenen: uw klanten en andere personen die via ReceptionWorks contact met u opnemen, uw teamleden, en personen die in de inhoud worden genoemd die u toevoegt.
• Categorieën persoonsgegevens: namen; contactgegevens zoals e-mailadressen, telefoonnummers en gebruikersnamen en ID's van berichtenapps; berichtinhoud en bijlagen; gegevens over boekingen en verzoeken; notities en door AI geschreven samenvattingen over klanten; technische gegevens zoals kanaalidentificaties en tijdstippen van berichten; en alle andere informatie die u of uw klanten kiezen te delen.
• Bijzondere categorieën: ReceptionWorks is niet ontworpen om bijzondere categorieën persoonsgegevens te verzamelen, zoals gezondheidsgegevens. U beslist of uw klanten zulke gegevens via ReceptionWorks met u mogen delen en bent verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag daarvoor.

4. Vertrouwelijkheid

Personen die wij machtigen om klantpersoonsgegevens te verwerken, zijn gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen en hebben er alleen toegang toe voor zover dat nodig is om de dienst te leveren.

5. Beveiliging

Wij handhaven technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico, waaronder:

• versleuteling van gegevens tijdens transport tussen gebruikers, kanalen, onze diensten en onze aanbieders;
• versleuteling van opgeslagen toegangstokens voor kanalen;
• gescheiden productie- en ontwikkelomgevingen die geen databases, opslag of inloggegevens delen;
• toegang tot onze beheertools alleen via Cloudflare Access, voor medewerkers die die nodig hebben;
• toegang tot de gegevens van elk bedrijf beperkt tot de teamleden, naar hun rol;
• regelmatige databaseback-ups in privéopslag, gescheiden van de databaseservers, met backup-checkpoints die door Object Lock beschermd zijn tegen wijziging of verwijdering.

Wij kunnen deze maatregelen bijwerken zolang het totale beschermingsniveau niet afneemt.

6. Subverwerkers

• U geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat op onze pagina Subverwerkers.
• Wij verplichten elke subverwerker om klantpersoonsgegevens minstens zo goed te beschermen als deze DPA vereist voor de dienst die hij levert, en wij blijven jegens u verantwoordelijk voor zijn werk.
• Wij e-mailen de eigenaar van uw bedrijf minstens 30 dagen voordat een nieuwe subverwerker klantpersoonsgegevens gaat verwerken. U kunt binnen die termijn op redelijke gronden van gegevensbescherming bezwaar maken door ons te schrijven. Wij bespreken uw zorgen te goeder trouw. Als wij die niet kunnen oplossen, kunt u stoppen met het gebruik van de betreffende dienst, en wij restitueren vooruitbetaalde kosten voor de periode na uw stopzetting.
• Als wij een subverwerker dringend moeten vervangen om de dienst veilig of operationeel te houden, informeren wij u zo snel mogelijk na de wijziging, en u kunt op dezelfde manier bezwaar maken.

7. Hulp bij verzoeken en naleving

• ReceptionWorks stelt u in staat de gegevens van een klant in het dossier van die klant in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Als u meer hulp nodig heeft om een verzoek van een betrokkene te beantwoorden, helpen wij u, rekening houdend met de aard van de verwerking.
• Als een betrokkene rechtstreeks contact met ons opneemt over klantpersoonsgegevens, sturen wij het verzoek naar u door of vragen wij hem contact met u op te nemen, en beantwoorden wij het niet zelf, tenzij u dat vraagt of de wet dat vereist.
• Wij verstrekken u redelijke informatie en hulp voor gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en overleg met toezichthoudende autoriteiten die de dienst betreffen.

8. Inbreuken op persoonsgegevens

Wij melden u onverwijld nadat wij kennis hebben genomen van een inbreuk op persoonsgegevens die klantpersoonsgegevens treft. Wij beschrijven de aard ervan, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen, voor zover deze informatie beschikbaar is, en informeren u verder naarmate wij meer weten. Wij nemen redelijke stappen om de inbreuk in te perken en de gevolgen te beperken.

9. Verwijdering en teruggave

• Wanneer een bedrijf uit een account wordt verwijderd, worden de klantpersoonsgegevens 90 dagen bewaard zodat wij ze op verzoek van de eigenaar kunnen herstellen, en daarna definitief verwijderd.
• Wanneer uw account wordt gesloten, verwijderen wij klantpersoonsgegevens binnen 30 dagen, behalve gegevens die de wet ons verplicht te bewaren. Voordat het account wordt gesloten, kunt u ons via contact@ciphra.ca vragen om een kopie van klantpersoonsgegevens in een algemeen gebruikt formaat.
• Verwijderde gegevens kunnen in back-ups blijven staan totdat die verlopen volgens hun doorlopende schema. Wij bewaren back-ups beveiligd en gebruiken ze alleen om de dienst te herstellen.

10. Audits

Wij stellen de informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat wij voldoen aan onze verplichtingen uit deze DPA, zoals antwoorden op beveiligingsvragenlijsten. Als deze informatie niet voldoende is, of een toezichthoudende autoriteit die vereist, kunt u of een onafhankelijke auditor die aan geheimhouding is gebonden onze naleving controleren, met minstens 30 dagen kennisgeving, op uw kosten, tijdens kantooruren en niet vaker dan eens per jaar, tenzij een inbreuk op persoonsgegevens of een toezichthoudende autoriteit een andere audit noodzakelijk maakt.

11. Internationale doorgiften

• Wij zijn gevestigd in Canada en onze database wordt in Canada gehost. De Europese Commissie, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland erkennen Canada als een land dat passende bescherming biedt voor organisaties die onder de federale privacywetgeving voor de private sector vallen, zoals wij. Doorgiften van klantpersoonsgegevens van u naar ons vereisen daarom geen verdere waarborgen.
• Wanneer een subverwerker klantpersoonsgegevens verwerkt in een land zonder zo'n erkenning, vertrouwen wij op een doorgiftemechanisme dat de wetgeving inzake gegevensbescherming toestaat, zoals de certificering van de subverwerker onder het EU–U.S. Data Privacy Framework en de Britse en Zwitserse uitbreidingen daarvan, of de modelcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld met de Britse en Zwitserse aanvullingen.
• Als de erkenning van Canada niet langer geldt, zijn de modelcontractbepalingen (module twee, verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker) van toepassing tussen u als dataexporteur en ons als dataimporteur, aangevuld met de informatie in deze DPA, samen met de Britse en Zwitserse aanvullingen voor doorgiften vanuit die landen.

12. Amerikaanse privacywetten van staten

Waar Amerikaanse privacywetten van staten, zoals de California Consumer Privacy Act, van toepassing zijn, treden wij op als uw serviceprovider of verwerker. Wij verkopen of delen klantpersoonsgegevens niet, en wij bewaren, gebruiken of openbaren ze niet voor enig ander doel dan het leveren van ReceptionWorks aan u, of buiten onze directe zakelijke relatie met u, behalve voor zover die wetten dat toestaan.

13. Looptijd en aansprakelijkheid

Deze DPA geldt zolang wij klantpersoonsgegevens namens u verwerken. De aansprakelijkheid van elke partij daaronder is onderworpen aan de aansprakelijkheidsbeperking in de Gebruiksvoorwaarden, voor zover de wetgeving inzake gegevensbescherming dat toestaat.

14. Wijzigingen in deze DPA

Wij kunnen deze DPA op dezelfde manier bijwerken als de Gebruiksvoorwaarden. Wij verminderen de bescherming die zij aan klantpersoonsgegevens biedt niet, tenzij de wet dat vereist.

Contact

CIPHRA SOFTWARE INC., British Columbia, Canada. E-mail: contact@ciphra.ca.