ReceptionWorks aiuta le attività a rispondere ai clienti con dipendenti IA. Questo articolo spiega com’è organizzata la piattaforma, dove si trovano le sezioni e cosa significano i termini principali.
Com’è composta la piattaforma
La piattaforma ha tre livelli:
- Account — il tuo accesso personale: email, password, nome e foto. Con un account puoi lavorare con più attività.
- Attività — l’azienda per cui configuri il lavoro con i clienti. Ogni attività ha informazioni, documenti, team, piano e conversazioni con i clienti propri. I dati delle diverse attività restano separati.
- Dipendenti IA — i dipendenti virtuali dell’attività. Rispondono ai clienti usando le informazioni che hai aggiunto e passano al team le domande più complesse. Una stessa attività può avere più dipendenti IA con attività diverse.
A ogni membro del team viene assegnato un ruolo separatamente per ciascuna attività. Per esempio, nella tua attività sei Proprietario e in quella di un partner Operatore. Per i dettagli, consulta Team e ruoli.
Dove trovare le sezioni
Tutte le sezioni si aprono dalla barra superiore, composta da tre parti: l’attività corrente, il menu principale e il menu dell’account.
Attività corrente
La barra superiore mostra l’“Attività corrente”, quella su cui stai lavorando. Ogni azione nelle pagine si applica a questa attività. Fai clic sul suo nome per aprire l’elenco e sceglierne un’altra.
La freccia accanto al nome apre il menu dell’attività:
- “Team dell’attività” — i membri e i relativi ruoli;
- “Impostazioni dell’attività” — nome, descrizione, fuso orario e recapiti;
- “Piano e fatturazione” — piano attuale e crediti aggiuntivi;
- “Cambia attività” — elenco delle tue attività.
Sul telefono, queste voci si trovano in fondo all’elenco aperto dal pulsante “Menu”.
Menu principale
Sotto la barra superiore si trova il menu principale dell’attività:
- “Home” — riepilogo dell’attività e prossimo passaggio;
- “Posta in arrivo” — conversazioni con i clienti;
- “Calendario” — prenotazioni dei clienti. Compare solo quando è collegato il modulo “Appuntamenti e prenotazioni”;
- “Dipendenti IA” — dipendenti IA dell’attività e relative impostazioni;
- “Moduli” — attività condivise dell’azienda: “Appuntamenti e prenotazioni” e “Richieste di assistenza”;
- “Base di conoscenza” — informazioni aziendali, modelli di risposta e documenti;
- “Assistente alla configurazione” — assistente che configura l’attività e i dipendenti IA conversando con te.
Sul telefono, il menu principale si apre con il pulsante “Menu”.
La sezione “Base di conoscenza” ha le schede “Dati dell’attività”, “Modelli di risposta”, “Documenti” e “Profilo e contatti”. L’ultima apre la stessa pagina della voce “Impostazioni dell’attività”.
Menu dell’account
A destra nella barra superiore trovi la tua foto o le iniziali. Fai clic per aprire il menu dell’account:
- “Attività” — tutte le attività a cui hai accesso;
- “Profilo dell’account” — nome, foto, recapiti e aspetto;
- “Inviti” — inviti a unirti ai team di altre attività;
- “Sicurezza” — accesso con un codice generato da un’app;
- “Centro assistenza” — questa guida;
- “Esci” — termina la sessione dell’account.
Quando ti trovi all’interno di un’attività, sotto il tuo nome viene mostrato il tuo ruolo.
Come funziona la pagina “Home”
“Home” è la pagina iniziale dell’attività. Riunisce le informazioni più importanti:
- “Azione successiva” — il passaggio da svolgere ora, per esempio collegare un dipendente IA ai clienti o rispondere a chi attende assistenza. Il pulsante porta alla sezione corretta;
- “Lavoro del team” — compare quando i moduli sono collegati. Mostra le richieste che richiedono l’intervento di una persona e le prenotazioni di oggi;
- link rapidi ai messaggi, alle attività del team e alle informazioni aziendali;
- “Dipendenti IA” — elenco dei dipendenti IA con lo stato attuale. Il pulsante “Apri dipendente” porta alle relative impostazioni.
Come aprire le impostazioni di un dipendente IA
- Apri “Dipendenti IA”.
- Individua il dipendente nell’elenco.
- Fai clic su “Configura”.
Le impostazioni del dipendente IA sono divise in tre schede:
- “Comunicazione” — come il dipendente IA comunica con i clienti: nome, stile, lingua, saluto e istruzioni;
- “Accesso” — quali informazioni e documenti usa e quali azioni può eseguire;
- “Canali” — dove i clienti gli scrivono e chi risponde.
Sopra le schede ci sono i pulsanti:
- “Prova le risposte” — apre la chat di prova;
- “Metti in pausa” e “Riprendi” — interrompono temporaneamente e poi riattivano le risposte automatiche. Il Proprietario vede questi pulsanti quando il dipendente è già collegato ai clienti;
- “Altro” — contiene “Cronologia delle modifiche” e, per il Proprietario, “Rimuovi dipendente”.
Le modifiche alle impostazioni entrano in vigore dopo aver fatto clic su “Applica”.
Termini principali
| Termine | Significato |
|---|---|
| Dipendente IA | Dipendente virtuale dell’attività che risponde ai clienti usando le informazioni aziendali |
| Base di conoscenze | Informazioni sull’attività: servizi, prezzi, orari di apertura e risposte alle domande più frequenti |
| Documenti | File dell’attività: listini, menu, regole e altri materiali di lavoro |
| Moduli | Attività condivise dell’azienda: “Appuntamenti e prenotazioni” e “Richieste di assistenza” |
| Impostazioni di accesso | Informazioni conosciute dal dipendente IA e azioni che può eseguire |
| Canali | Dove i clienti scrivono al dipendente IA: pagina chat, chat sul sito e Telegram |
| Conversazione | Messaggi scambiati con un cliente. Tutte sono raccolte nella sezione “Posta in arrivo” |
| Richiesta di assistenza | Domanda di un cliente che richiede l’attenzione del team |
| Chat di prova | Chat “Prova le risposte” usata per verificare le risposte e invisibile ai clienti |
| Assistente di configurazione | Assistente che aiuta a configurare l’attività conversando con te |
Da sapere
- Tutte le impostazioni si applicano all’attività corrente. Prima di modificarle, controlla il nome nella barra superiore.
- Le sezioni e i pulsanti visibili dipendono dal tuo ruolo. Per esempio, un Visualizzatore può solo consultare i dati.
- L’aspetto scelto in “Profilo dell’account” si applica a tutte le tue attività.