ReceptionWorks aide les entreprises à répondre à leurs clients avec des employés IA. Cet article présente l’organisation de la plateforme, l’emplacement de ses sections et le sens des principaux termes.
Composition de la plateforme
La plateforme comporte trois niveaux :
- Compte — vos identifiants personnels : adresse e-mail, mot de passe, nom et photo. Un compte peut donner accès à plusieurs entreprises.
- Entreprise — l’organisation pour laquelle vous configurez les échanges avec les clients. Chaque entreprise possède ses propres informations, documents, équipe, forfait et conversations avec les clients. Les données de différentes entreprises ne sont pas mélangées.
- Employés IA — les employés virtuels de l’entreprise. Ils répondent aux clients à partir des informations que vous avez ajoutées et transmettent les questions complexes à l’équipe. Une entreprise peut avoir plusieurs employés IA chargés de tâches différentes.
Un rôle est attribué séparément dans chaque entreprise. Par exemple, vous pouvez être propriétaire de votre entreprise et opérateur dans celle d’un partenaire. Pour en savoir plus, consultez Équipe et rôles.
Où trouver les différentes sections
Toutes les sections sont accessibles depuis la barre supérieure, qui comprend trois parties : l’entreprise actuelle, le menu principal et le menu du compte.
Entreprise actuelle
La barre supérieure indique « Entreprise actuelle », c’est-à-dire celle sur laquelle vous travaillez. Toutes les actions effectuées sur les pages la concernent. Cliquez sur le nom de l’entreprise pour ouvrir la liste des entreprises et en choisir une autre.
La flèche à côté du nom ouvre le menu de l’entreprise :
- « Équipe de l’entreprise » — membres et rôles ;
- « Paramètres de l’entreprise » — nom, description, fuseau horaire et coordonnées ;
- « Forfait et facturation » — forfait actuel et crédits supplémentaires ;
- « Changer d’entreprise » — liste de vos entreprises.
Sur téléphone, ces options se trouvent au bas de la liste ouverte avec le bouton « Menu ».
Menu principal
Sous la barre supérieure se trouve le menu principal de l’entreprise :
- « Accueil » — aperçu de l’entreprise et prochaine étape ;
- « Boîte de réception » — conversations avec les clients ;
- « Calendrier » — réservations des clients. Cette option apparaît uniquement lorsque le module « Rendez-vous et réservations » est connecté ;
- « Employés IA » — employés IA de l’entreprise et leurs paramètres ;
- « Modules » — tâches partagées de l’entreprise : « Rendez-vous et réservations » et « Demandes » ;
- « Base de connaissances » — informations sur l’entreprise, modèles de réponse et documents ;
- « Assistant de configuration » — assistant qui configure l’entreprise et les employés IA dans une conversation avec vous.
Sur téléphone, ouvrez le menu principal avec le bouton « Menu ».
La section « Base de connaissances » possède ses propres onglets : « Données de l’entreprise », « Modèles de réponse », « Documents » et « Profil et coordonnées ». Ce dernier ouvre la même page que « Paramètres de l’entreprise ».
Menu du compte
À droite de la barre supérieure figurent votre photo ou vos initiales. Cliquez dessus pour ouvrir le menu du compte :
- « Entreprises » — toutes les entreprises auxquelles vous avez accès ;
- « Profil du compte » — nom, photo, coordonnées et apparence ;
- « Invitations » — invitations à rejoindre les équipes d’autres entreprises ;
- « Sécurité » — connexion avec un code généré par une application ;
- « Centre d’aide » — cette aide ;
- « Se déconnecter » — fermer votre session.
Lorsque vous êtes dans une entreprise, votre rôle y est indiqué sous votre nom.
Fonctionnement de la page « Accueil »
« Accueil » est la page de départ de l’entreprise. Elle regroupe les informations principales :
- « Action suivante » — l’étape à effectuer maintenant, par exemple connecter un employé IA aux clients ou répondre aux personnes qui attendent de l’aide. Le bouton du bloc ouvre la section correspondante ;
- « Travail d’équipe » — s’affiche lorsque des modules sont connectés. Indique les questions qui nécessitent l’intervention d’une personne et les réservations du jour ;
- des liens rapides vers les messages, les tâches de l’équipe et les informations de l’entreprise ;
- « Employés IA » — liste des employés IA et leur état actuel. Le bouton « Ouvrir l’employé » mène à ses paramètres.
Ouvrir les paramètres d’un employé IA
- Ouvrez « Employés IA ».
- Repérez l’employé IA dans la liste.
- Cliquez sur « Configurer ».
Les paramètres sont répartis sur trois onglets :
- « Communication » — façon dont l’employé IA s’adresse aux clients : nom, style, langue, formule d’accueil et consignes ;
- « Accès » — informations et documents utilisés, ainsi que les actions qu’il peut effectuer ;
- « Canaux » — endroits où les clients lui écrivent et personne qui leur répond.
Au-dessus des onglets se trouvent les boutons suivants :
- « Tester les réponses » — ouvre le chat de test « Tester les réponses » ;
- « Mettre en pause » et « Reprendre » — désactivent temporairement les réponses automatiques ou les réactivent. Le propriétaire voit ces boutons lorsque l’employé IA est déjà connecté aux clients ;
- « Plus » — contient « Historique des modifications » et, pour le propriétaire, « Supprimer l’employé ».
Les changements de paramètres prennent effet lorsque vous cliquez sur « Appliquer ».
Termes clés
| Terme | Signification |
|---|---|
| Employé IA | Employé virtuel de l’entreprise qui répond aux clients à partir de vos informations |
| Base de connaissances | Informations sur l’entreprise : services, tarifs, horaires et réponses aux questions courantes |
| Documents | Fichiers de l’entreprise : listes de prix, menus, règles et autres documents de travail |
| Modules | Tâches partagées de l’entreprise : « Rendez-vous et réservations » et « Demandes » |
| Paramètres d’accès | Ce que sait l’employé IA et les actions qu’il peut effectuer |
| Canaux | Où les clients écrivent à l’employé IA : page de chat, chat sur le site Web, Telegram |
| Conversation | Échanges avec un client. Toutes les conversations figurent dans « Boîte de réception » |
| Demande d’assistance | Question d’un client qui nécessite l’attention de l’équipe |
| Chat de test | Chat « Tester les réponses » pour vérifier les réponses. Les clients ne le voient pas |
| Assistant de configuration | « Assistant de configuration » : aide à configurer l’entreprise au cours d’une conversation |
Bon à savoir
- Tous les paramètres s’appliquent à l’entreprise actuelle. Avant de les modifier, vérifiez son nom dans la barre supérieure.
- Les sections et boutons visibles dépendent de votre rôle dans l’entreprise. Par exemple, un lecteur peut uniquement consulter les informations.
- L’apparence choisie dans « Profil du compte » s’applique à toutes vos entreprises.