ReceptionWorks ayuda a los negocios a responder a sus clientes con asistentes de IA. En este artículo se explica cómo está organizada la plataforma, dónde encontrar sus secciones y qué significan los términos principales.
Cómo se organiza la plataforma
La plataforma tiene tres niveles:
- Cuenta: tus datos personales para iniciar sesión, como el correo electrónico, la contraseña, el nombre y la foto. Una cuenta puede acceder a varios negocios.
- Negocio: la empresa para la que configuras la atención a clientes. Cada negocio tiene su propia información, documentos, equipo, plan y conversaciones con clientes. Los datos de distintos negocios se mantienen separados.
- Asistentes de IA: los asistentes virtuales del negocio. Responden a los clientes usando la información que hayas añadido y derivan las preguntas difíciles al equipo. Un negocio puede tener varios asistentes de IA con tareas distintas.
El rol se asigna por separado en cada negocio. Por ejemplo, puedes ser Propietario en tu negocio y Operador en el de un socio. Consulta Equipo y roles para obtener más información.
Dónde encontrar cada sección
Todas las secciones se abren desde la barra superior, que tiene tres partes: el negocio actual, el menú principal y el menú de la cuenta.
Negocio actual
La barra superior muestra «Negocio actual», es decir, el negocio con el que estás trabajando. Todas las acciones de las páginas se aplican a ese negocio. Haz clic en su nombre para abrir la lista de negocios y elegir otro.
La flecha junto al nombre abre el menú del negocio:
- «Equipo del negocio»: miembros y sus roles;
- «Configuración del negocio»: nombre, descripción, zona horaria y contactos;
- «Plan y facturación»: plan actual y créditos adicionales;
- «Cambiar de negocio»: lista de tus negocios.
En el teléfono, estas opciones aparecen al final de la lista que se abre con el botón «Menú».
Menú principal
Debajo de la barra superior está el menú principal del negocio:
- «Inicio»: resumen del negocio y siguiente paso;
- «Bandeja de entrada»: conversaciones con clientes;
- «Calendario»: reservas de los clientes. Esta opción solo aparece si está conectado el módulo «Citas y reservas»;
- «Asistentes de IA»: asistentes de IA del negocio y sus ajustes;
- «Módulos»: tareas compartidas del negocio, como «Citas y reservas» y «Solicitudes»;
- «Base de conocimientos»: información del negocio, plantillas de respuesta y documentos;
- «Asistente de configuración»: asistente que configura el negocio y los asistentes de IA mediante una conversación contigo.
En el teléfono, el menú principal se abre con el botón «Menú».
La sección «Base de conocimientos» tiene sus propias pestañas: «Datos del negocio», «Plantillas de respuesta», «Documentos» y «Perfil y contactos». Esta última abre la misma página que «Configuración del negocio».
Menú de la cuenta
A la derecha de la barra superior aparece tu foto o tus iniciales. Haz clic para abrir el menú de la cuenta:
- «Negocios»: todos los negocios a los que tienes acceso;
- «Perfil de la cuenta»: nombre, foto, contactos y apariencia;
- «Invitaciones»: invitaciones para unirte a los equipos de otros negocios;
- «Seguridad»: inicio de sesión con un código de una aplicación;
- «Centro de ayuda»: este centro de ayuda;
- «Cerrar sesión»: termina la sesión de tu cuenta.
Cuando estás dentro de un negocio, debajo de tu nombre aparece tu rol en él.
Cómo funciona la página «Inicio»
«Inicio» es la página principal del negocio. Reúne la información más importante:
- «Siguiente acción»: el paso que conviene dar ahora, como conectar un asistente de IA con los clientes o responder a clientes que esperan ayuda. El botón de este bloque te lleva a la sección correspondiente;
- «Trabajo del equipo»: aparece cuando hay módulos conectados. Muestra las preguntas que requieren atención humana y las reservas de hoy;
- enlaces rápidos a mensajes, tareas del equipo e información del negocio;
- «Asistentes de IA»: lista de asistentes de IA y su estado actual. El botón «Abrir asistente» lleva a sus ajustes.
Cómo abrir los ajustes de un asistente de IA
- Abre «Asistentes de IA».
- Busca el asistente en la lista.
- Haz clic en «Configurar».
Los ajustes del asistente de IA se dividen en tres pestañas:
- «Comunicación»: cómo habla el asistente con los clientes; incluye nombre, estilo, idioma, saludo e instrucciones;
- «Acceso»: qué información y documentos utiliza y qué acciones puede realizar;
- «Canales»: dónde escriben los clientes y quién les responde.
Encima de las pestañas hay varios botones:
- «Probar respuestas»: abre el chat de prueba «Probar respuestas»;
- «Pausar» y «Reanudar»: detienen temporalmente las respuestas automáticas y vuelven a activarlas. El Propietario ve estos botones cuando el asistente ya está conectado con los clientes;
- «Más»: contiene «Historial de cambios» y, para el Propietario, «Quitar asistente».
Los cambios en los ajustes se aplican al hacer clic en «Aplicar».
Términos principales
| Término | Significado |
|---|---|
| Asistente de IA | Asistente virtual del negocio que responde a los clientes usando la información que proporcionas |
| Base de conocimientos | Información del negocio: servicios, precios, horario y respuestas a preguntas frecuentes |
| Documentos | Archivos del negocio: listas de precios, menús, normas y otros materiales de trabajo |
| Módulos | Tareas compartidas del negocio, como «Citas y reservas» y «Solicitudes» |
| Ajustes de acceso | Lo que sabe el asistente de IA y las acciones que puede realizar |
| Canales | Lugares donde los clientes escriben al asistente de IA: página de chat, chat del sitio web o Telegram |
| Conversación | Mensajes intercambiados con un cliente. Todas las conversaciones aparecen en «Bandeja de entrada» |
| Solicitud de asistencia | Pregunta de un cliente que requiere la atención del equipo |
| Chat de prueba | Chat «Probar respuestas» para revisar respuestas. Los clientes no lo ven |
| Asistente de configuración | El asistente «Asistente de configuración», que ayuda a configurar el negocio mediante una conversación |
Información útil
- Todos los ajustes se aplican al negocio actual. Antes de hacer cambios, comprueba su nombre en la barra superior.
- Las secciones y los botones disponibles dependen de tu rol en el negocio. Por ejemplo, un Lector solo puede consultar la información.
- La apariencia que elijas en «Perfil de la cuenta» se aplica a todos tus negocios.