Jak działa platforma

ReceptionWorks pomaga firmom odpowiadać klientom za pomocą pracowników AI. Ten artykuł wyjaśnia, jak zorganizowana jest platforma, gdzie znajdują się jej sekcje i co oznaczają najważniejsze terminy.

Z czego składa się platforma

Platforma ma trzy poziomy:

1. Konto — Twoje osobiste dane logowania: adres e-mail, hasło, imię i zdjęcie. Jedno konto może obsługiwać kilka firm.
2. Firma — przedsiębiorstwo, dla którego konfigurujesz obsługę klientów. Każda firma ma własne informacje, dokumenty, zespół, plan i rozmowy z klientami. Dane różnych firm nie są łączone.
3. Pracownicy AI — wirtualni pracownicy firmy. Odpowiadają klientom na podstawie dodanych przez Ciebie informacji i przekazują zespołowi trudniejsze pytania. Jedna firma może mieć kilku pracowników AI z różnymi zadaniami.

Rola jest przypisywana osobno w każdej firmie. Możesz na przykład być Właścicielem własnej firmy i Operatorem w firmie partnera. Szczegóły znajdziesz w artykule Zespół i role.

Gdzie znaleźć poszczególne sekcje

Wszystkie sekcje otworzysz z górnego paska. Znajdują się na nim trzy elementy: bieżąca firma, menu główne i menu konta.

Bieżąca firma

Na górnym pasku widnieje „Bieżąca firma” — ta, nad którą aktualnie pracujesz. Wszystkie działania na stronach dotyczą właśnie jej. Kliknij nazwę firmy, aby otworzyć listę firm i wybrać inną.

Strzałka obok nazwy otwiera menu firmy:

• „Zespół firmy” — członkowie i ich role;
• „Ustawienia firmy” — nazwa, opis, strefa czasowa i kontakty;
• „Plan i rozliczenia” — bieżący plan i dodatkowe kredyty;
• „Przełącz firmę” — lista Twoich firm.

Na telefonie te pozycje znajdują się na dole listy otwieranej przyciskiem „Menu”.

Menu główne

Pod górnym paskiem znajduje się menu główne firmy:

• „Strona główna” — podsumowanie firmy i następny krok;
• „Skrzynka odbiorcza” — rozmowy z klientami;
• „Kalendarz” — rezerwacje klientów. Ta pozycja jest widoczna tylko po podłączeniu modułu „Wizyty i rezerwacje”;
• „Pracownicy AI” — pracownicy AI firmy i ich ustawienia;
• „Moduły” — wspólne zadania firmy: „Wizyty i rezerwacje” oraz „Zgłoszenia”;
• „Baza wiedzy” — informacje o firmie, szablony odpowiedzi i dokumenty;
• „Asystent konfiguracji” — asystent, który pomaga konfigurować firmę i pracowników AI w rozmowie z Tobą.

Na telefonie menu główne otwiera przycisk „Menu”.

Sekcja „Baza wiedzy” ma własne karty: „Dane firmy”, „Szablony odpowiedzi”, „Dokumenty” oraz „Profil i dane kontaktowe”. Ostatnia z nich otwiera tę samą stronę co pozycja „Ustawienia firmy”.

Menu konta

Po prawej stronie górnego paska znajduje się Twoje zdjęcie lub inicjały. Kliknij je, aby otworzyć menu konta:

• „Firmy” — wszystkie firmy, do których masz dostęp;
• „Profil konta” — imię, zdjęcie, dane kontaktowe i wygląd;
• „Zaproszenia” — zaproszenia do zespołów innych firm;
• „Zabezpieczenia” — logowanie kodem z aplikacji;
• „Centrum pomocy” — ta pomoc;
• „Wyloguj się” — zakończenie sesji konta.

Po wejściu do firmy pod Twoim imieniem widnieje przypisana Ci w niej rola.

Jak działa strona „Strona główna”

„Strona główna” to strona startowa firmy. Zbiera najważniejsze informacje:

• „Następne działanie” — krok, który warto teraz wykonać, na przykład podłączenie pracownika AI do klientów lub odpowiedź klientom czekającym na pomoc. Przycisk w tym bloku przenosi do odpowiedniej sekcji.
• „Praca zespołu” — ten blok pojawia się po podłączeniu modułów. Pokazuje pytania wymagające udziału człowieka oraz dzisiejsze rezerwacje.
• Szybkie odnośniki do wiadomości, zadań zespołu i informacji o firmie.
• „Pracownicy AI” — lista pracowników AI z ich bieżącym statusem. Przycisk „Otwórz pracownika” prowadzi do jego ustawień.

Jak otworzyć ustawienia pracownika AI

1. Otwórz „Pracownicy AI”.
2. Znajdź pracownika AI na liście.
3. Kliknij „Konfiguruj”.

Ustawienia pracownika AI są podzielone na trzy karty:

• „Komunikacja” — sposób rozmowy pracownika AI z klientami: nazwa, styl, język, powitanie i instrukcje;
• „Dostęp” — informacje i dokumenty, z których korzysta, oraz działania, które może wykonywać;
• „Kanały” — miejsca, w których klienci mogą z nim rozmawiać, i osoba odpowiadająca klientom.

Nad kartami znajdują się przyciski:

• „Test odpowiedzi” — otwiera czat testowy „Test odpowiedzi”;
• „Wstrzymaj” i „Wznów” — tymczasowo zatrzymują i ponownie uruchamiają automatyczne odpowiedzi. Właściciel widzi te przyciski, gdy pracownik AI jest już podłączony do klientów;
• „Więcej” — zawiera „Historia zmian” oraz, dla Właściciela, „Usuń pracownika”.

Zmiany ustawień zaczną obowiązywać po kliknięciu „Zastosuj”.

Najważniejsze terminy

Warto wiedzieć

• Wszystkie ustawienia dotyczą bieżącej firmy. Przed wprowadzeniem zmian sprawdź jej nazwę na górnym pasku.
• Widoczne sekcje i przyciski zależą od Twojej roli w firmie. Na przykład Obserwator może tylko przeglądać dane.
• Wygląd wybrany w sekcji „Profil konta” dotyczy wszystkich Twoich firm.

Co dalej

• Szybki start
• Firmy: tworzenie i przełączanie
• Konto: logowanie, profil i bezpieczeństwo