Le forfait définit le nombre de conversations prises en charge chaque mois par les employés IA. Les crédits ajoutent des conversations au forfait. Le forfait et les crédits appartiennent à l’entreprise, et non au compte.
Où trouver ces informations
Ouvrez le menu de l’entreprise (flèche à côté du nom dans la barre supérieure) → « Forfait et facturation ». Sur téléphone : « Menu » → « Forfait et facturation ».
Contenu de la page
- « Maintenant » — forfait actuel de l’entreprise. Une nouvelle entreprise commence par une période d’essai ; la mention « Période d’essai gratuite » apparaît alors ici.
- « Forfaits » — cartes décrivant les offres. Le forfait actuel porte la mention « Votre forfait ».
- « Consommation des conversations IA » — nombre de conversations utilisées et restantes, date de renouvellement du quota, origine des conversations consommées et date d’expiration des prochains crédits.
- « Historique d’utilisation de l’IA » — chaque conversation comptabilisée : client, canal, heure et source.
- « Crédits supplémentaires » — lots de crédits. Un crédit ajoute une conversation IA au forfait.
En mode test, une note en haut de la page indique qu’aucun paiement n’est prélevé. Si les limites du forfait ne sont pas encore appliquées, une note le précise : les conversations sont comptabilisées, mais l’IA n’est jamais arrêtée. Tant que le choix du forfait n’est pas disponible, la page affiche uniquement le forfait actuel.
Décompte des conversations IA
- Une conversation correspond aux échanges d’un client sur un canal lorsque l’employé IA lui a répondu. Elle dure 24 heures à compter de la première réponse de l’IA : tous les messages envoyés par le client pendant cette période appartiennent à la même conversation.
- Si l’IA envoie plus de 30 réponses dans une conversation, chaque tranche supplémentaire de 30 réponses compte comme une autre conversation.
- Le bouton « Nouvelle conversation » du widget de site Web ne démarre pas une nouvelle conversation au cours de cette journée.
- Les réponses de l’équipe, le chat de test, l’« Assistant de configuration », le bouton « Suggérer une réponse » dans « Demandes » et le mode manuel ne consomment pas de conversations. Si l’IA transmet immédiatement le client à l’équipe, la conversation reste comptabilisée.
- Le quota mensuel du forfait est utilisé en premier, puis les crédits en commençant par ceux qui expirent le plus tôt. Le quota n’est pas reporté au mois suivant ; les crédits sont valables 12 mois.
- La période d’essai dure 14 jours et comprend jusqu’à 100 conversations IA.
Épuisement des conversations
- Lorsque 80 % du quota est atteint, un avertissement apparaît dans l’application et le propriétaire reçoit un e-mail.
- Lorsque le quota et les crédits sont tous épuisés, l’IA continue uniquement les conversations déjà en cours. Les nouveaux clients sont redirigés vers « Demandes » pour que l’équipe leur réponde ; le client voit que sa demande a été transmise à l’équipe.
- Le propriétaire peut acheter des crédits ou passer à un forfait supérieur. L’IA recommence alors à répondre aux nouveaux clients.
Modifier le forfait
- Ouvrez « Forfait et facturation ».
- Dans le bloc « Forfaits », choisissez une carte adaptée.
- Cliquez sur le bouton « Passer au… » suivi du nom du forfait.
Un message indiquant l’activation du forfait apparaît en haut de la page. Vous ne pouvez passer vous-même qu’à un forfait supérieur. Le passage à un forfait inférieur n’est pas encore disponible.
Acheter des crédits supplémentaires
- Dans le bloc « Crédits supplémentaires », choisissez un lot.
- Cliquez sur « Acheter ».
Vous pouvez acheter des crédits supplémentaires après avoir choisi un forfait. Sinon, la page affiche la mention « Vous pourrez acheter des crédits supplémentaires après avoir choisi un forfait. ».
Bon à savoir
- Seul le propriétaire choisit le forfait et achète des crédits. Les autres membres voient la page sans boutons et la mention « Le propriétaire de l’entreprise choisit le forfait. ».
- Si vous avez plusieurs entreprises, un forfait est choisi séparément pour chacune.
- Certains forfaits ne peuvent être modifiés qu’après accord avec l’équipe ReceptionWorks. Une mention l’indique à la place du bouton. Les conditions d’un forfait personnalisé sont convenues de la même façon.
- Les modalités de paiement peuvent changer avant le lancement. Les conditions en vigueur sont toujours affichées sur cette page.