So funktioniert die Plattform

ReceptionWorks unterstützt Unternehmen dabei, Kundinnen und Kunden mit KI-Mitarbeitenden zu antworten. Dieser Artikel erklärt den Aufbau der Plattform, die Bereiche und die wichtigsten Begriffe.

Aus welchen Ebenen die Plattform besteht

Die Plattform hat drei Ebenen:

1. Konto — Ihre persönliche Anmeldung mit E-Mail-Adresse, Passwort, Name und Foto. Mit einem Konto können Sie mit mehreren Unternehmen arbeiten.
2. Unternehmen — die Organisation, für die Sie die Kommunikation mit Kundinnen und Kunden einrichten. Jedes Unternehmen hat eigene Informationen, Dokumente, ein eigenes Team, einen eigenen Tarif und eigene Unterhaltungen mit Kundinnen und Kunden. Daten verschiedener Unternehmen werden nicht vermischt.
3. KI-Mitarbeitende — virtuelle Mitarbeitende des Unternehmens. Sie antworten Kundinnen und Kunden anhand der von Ihnen hinzugefügten Informationen und leiten schwierige Fragen an das Team weiter. In einem Unternehmen können mehrere KI-Mitarbeitende mit unterschiedlichen Aufgaben arbeiten.

In jedem Unternehmen haben Sie eine eigene Rolle. Zum Beispiel sind Sie im eigenen Unternehmen Inhaberin oder Inhaber und im Unternehmen eines Partners Teammitglied mit der Rolle „Mitarbeiter“. Weitere Informationen: Team und Rollen.

Wo Sie die einzelnen Bereiche finden

Alle Bereiche öffnen Sie über die obere Leiste. Sie besteht aus drei Teilen: dem aktuellen Unternehmen, dem Hauptmenü und dem Kontomenü.

Aktuelles Unternehmen

In der oberen Leiste steht „Aktuelles Unternehmen“ — das Unternehmen, mit dem Sie gerade arbeiten. Alle Aktionen auf den Seiten beziehen sich darauf. Klicken Sie auf den Unternehmensnamen, um die Unternehmensliste zu öffnen und ein anderes auszuwählen.

Der Pfeil neben dem Namen öffnet das Unternehmensmenü:

• „Team des Unternehmens“ — Mitglieder und ihre Rollen;
• „Unternehmenseinstellungen“ — Name, Beschreibung, Zeitzone und Kontaktdaten;
• „Tarif und Abrechnung“ — aktueller Tarif und zusätzliche Credits;
• „Unternehmen wechseln“ — Liste Ihrer Unternehmen.

Auf dem Smartphone stehen diese Punkte unten in der Liste, die sich über die Schaltfläche „Menü“ öffnet.

Hauptmenü

Unter der oberen Leiste befindet sich das Hauptmenü des Unternehmens:

• „Startseite“ — eine Übersicht des Unternehmens und der nächste Schritt;
• „Posteingang“ — Unterhaltungen mit Kundinnen und Kunden;
• „Kalender“ — Buchungen von Kundinnen und Kunden. Dieser Punkt erscheint nur, wenn das Modul „Termine und Buchungen“ verbunden ist;
• „KI-Mitarbeitende“ — die KI-Mitarbeitenden des Unternehmens und ihre Einstellungen;
• „Module“ — gemeinsame Aufgaben des Unternehmens: „Termine und Buchungen“ und „Anfragen“;
• „Wissensdatenbank“ — Unternehmensinformationen, Antwortvorlagen und Dokumente;
• „Einrichtungsassistent“ — ein Assistent, der Sie im Gespräch bei der Einrichtung des Unternehmens und der KI-Mitarbeitenden unterstützt.

Auf dem Smartphone öffnen Sie das Hauptmenü über die Schaltfläche „Menü“.

Der Bereich „Wissensdatenbank“ hat eigene Tabs: „Unternehmensdaten“, „Antwortvorlagen“, „Dokumente“ und „Profil und Kontakte“. Der letzte öffnet dieselbe Seite wie der Menüpunkt „Unternehmenseinstellungen“.

Kontomenü

Rechts in der oberen Leiste sehen Sie Ihr Foto oder Ihre Initialen. Klicken Sie darauf, um das Kontomenü zu öffnen:

• „Unternehmen“ — alle Unternehmen, auf die Sie Zugriff haben;
• „Kontoprofil“ — Name, Foto, Kontaktdaten und Darstellung;
• „Einladungen“ — Einladungen zu den Teams anderer Unternehmen;
• „Sicherheit“ — Anmeldung mit einem Code aus einer App;
• „Hilfe“ — dieser Hilfebereich;
• „Abmelden“ — Ihre Kontositzung beenden.

Wenn Sie sich in einem Unternehmen befinden, steht Ihre Rolle darin unter Ihrem Namen.

So funktioniert die „Startseite“

Die „Startseite“ ist die Übersichtsseite des Unternehmens. Sie bündelt die wichtigsten Informationen:

• „Nächste Aktion“ — der nächste sinnvolle Schritt, zum Beispiel eine KI-Mitarbeitende mit Kundinnen und Kunden zu verbinden oder auf wartende Kundinnen und Kunden zu antworten. Die Schaltfläche führt zum passenden Bereich.
• „Teamarbeit“ — erscheint, sobald Module verbunden sind. Hier sehen Sie Fragen, die eine Person bearbeiten muss, und die heutigen Buchungen.
• Schnellzugriffe auf Nachrichten, Teamaufgaben und Unternehmensinformationen.
• „KI-Mitarbeitende“ — die Liste der KI-Mitarbeitenden und ihr aktueller Status. Über „Mitarbeiter öffnen“ gelangen Sie zu den jeweiligen Einstellungen.

Einstellungen der KI-Mitarbeitenden öffnen

1. Öffnen Sie „KI-Mitarbeitende“.
2. Suchen Sie die gewünschten Mitarbeitenden in der Liste.
3. Klicken Sie auf „Konfigurieren“.

Die Einstellungen sind auf drei Tabs verteilt:

• „Kommunikation“ — wie die KI-Mitarbeitenden mit Kundinnen und Kunden sprechen: Name, Stil, Sprache, Begrüßung und Anweisungen;
• „Zugriff“ — welche Informationen und Dokumente verwendet werden und welche Aktionen möglich sind;
• „Kanäle“ — wo Kundinnen und Kunden mit ihnen kommunizieren und wer antwortet.

Über den Tabs befinden sich folgende Schaltflächen:

• „Antworten testen“ — öffnet den Testchat „Antworten testen“;
• „Pausieren“ und „Fortsetzen“ — halten automatische Antworten vorübergehend an oder schalten sie wieder ein. Die Inhaberin oder der Inhaber sieht diese Schaltflächen, wenn die KI-Mitarbeitenden bereits mit Kundinnen und Kunden verbunden sind;
• „Mehr“ — enthält „Änderungsverlauf“ und für die Inhaberin oder den Inhaber „Mitarbeiter entfernen“.

Änderungen an den Einstellungen werden wirksam, sobald Sie auf „Anwenden“ klicken.

Wichtige Begriffe

Gut zu wissen

• Alle Einstellungen gelten für das aktuelle Unternehmen. Prüfen Sie vor Änderungen den Namen in der oberen Leiste.
• Die sichtbaren Bereiche und Schaltflächen hängen von Ihrer Rolle im Unternehmen ab. Eine Person mit der Rolle „Betrachter“ kann zum Beispiel nur Inhalte ansehen.
• Die unter „Kontoprofil“ gewählte Darstellung gilt für alle Ihre Unternehmen.

Wie geht es weiter?

• Schnellstart
• Unternehmen: erstellen und wechseln
• Konto: Anmeldung, Profil und Sicherheit